Wartungsplanung samt Prüffristen-Management ist nicht nur ein Sicherheitsfaktor für die Produktion, sondern hat auch rechtliche Hintergründe. Denn zahlreiche Instanzen schreiben festgelegte Prüfintervalle für Betriebsmittel vor. Und diese orientieren sich nicht, wie in der Smart Maintenance angestrebt, an der ökonomischen Wirksamkeit von Instandhaltungsmaßnahmen, sondern folgen gesetzlichen Vorgaben.
Die Wartungs- und Instandhaltungsstrategie steht also heute vor der Herausforderung, diesen beiden Faktoren gerecht zu werden. Dabei ist dringend darauf zu achten, dass die Termine eingehalten werden, die externe Instanzen wie das Gewerbeaufsichtsamt vorgeben. Denn bei Nichtbeachtung drohen hohe Strafzahlungen. Bei der Vielzahl an verschiedenen Prüfintervallen ist es allerdings nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. Selbst erstellte Excel-Tabellen können funktionieren, sind aber nicht zeitgemäß und auch sehr fehleranfällig.
Software für Prüffristen-Management
Eine smarte Alternative sind Programme wie die Software Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung. In der Software für das Prüffristen-Management können an einem Ort Prüfberichte, Prüfergebnisse und Prüfprotokolle festgehalten werden. Alle überwachungsbedürftigen Betriebsmittel (Maschinen, Anlagen, Elektrogeräte aber auch Türen) sowie deren Prüfintervalle werden darin registriert. Steht eine Inspektion an, erinnert die Software die Sicherheitsfachkraft mit einer Mail-Benachrichtigung an den Termin.
Rechtskonforme Dokumentation
Neben der Prüfung an sich ist die Dokumentation eine wichtige Säule im Prüffristenmanagement. Sie hat zwei wichtige Aufgaben. Erstens werden in der Software die Ergebnisse der Wartung und Instandhaltung im System hinterlegt: die Transparenz hilft Arbeitsprozesse zu optimieren. Zweitens ermöglicht die Software eine rechtskonforme Dokumentation und damit Rechtssicherheit. Prüfer wollen bei ihren Audits aussagekräftige Protokolle sehen, in denen ersichtlich ist, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben. Auch der Versand als PDF-Datei an die Kontrollinstanzen ist mit einem Klick möglich. Mit der Software ist es leicht, die Wartungen jährlich zu planen.
Hoppe Unternehmensberatung
Seligenstädter Grund 8
63150 Heusenstamm
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